Как я научилась всё успевать и не уставать

Своим личным опытом делится Наталья Татаркина, руководитель частной Галереи русской иконы.

15 лет назад, когда я только начинала свою руководящую деятельность, мне всегда не хватало времени. Приходилось задерживаться в галерее до ночи и рано уходить по делам, при этом совмещая работу с заботой о семье.

Под моим руководством работают творческие люди, зачастую не склонные к самоорганизации, поэтому мне было вдвойне сложно организовать рабочие процессы.

Но как можно было думать об эффективном управлении коллективом, если я без конца была вынуждена разгребать завалы дел? Пришлось изучить принципы тайм-менеджмента, пересмотреть свой график и попробовать на себе все изученные инструменты.

В этой статье я опишу наиболее эффективные лайфхаки по управлению временем, основываясь на своём опыте.

Отмечать список сделанных дел

В первую очередь, надо было понять, на что уходит мой день. Для этого я просто начала фиксировать все дела. Сейчас существует много удобных программ для этой цели, например, Evernote Google Календарь и дополняющий его Google Keep, но мне больше подошёл обычный ежедневник.

В течение пары недель записывала сделанные за день дела, ставя им оценки, как в школе, по степени значимости. Таким образом, я  с удивлением узнала, что не все дневные события настолько важны, чтобы переживать из-за них и тратить на них время.

Сегодня я уже пользуюсь только телефоном – в нём весь мой офис. Я делаю пометки, пишу, что надо сделать, а по мере выполнения вычёркиваю.

Ограничивать время выполнения задач

Как ни странно, но «загоняя» себя во временные рамки по выполнению того или иного дела, можно справиться с задачей более эффективно – мозг работает лучше и не отвлекается на мелочи.

Только, пожалуйста, «без фанатизма»: лучше засекать время объективно, не много и не мало. Например, отводя на написание поста для в Инстаграм один час, мой мозг уже автоматически укладывается в этот отрезок. Но для тренировки «внутренних часов» понадобилось некоторое время.

Составлять краткосрочные и долгосрочные планы

В своё время я вычитала умное правило 6 «П», которое гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.

Я составляю планы на полгода вперёд, на месяц и на каждый день. И обязательно записываю в телефон, чтобы не напрягаться для запоминания, а потом вспоминания информации. Опять же, экономия энергии и времени.

Как список дел поможет всё успевать:

• полная картина дня поможет сосредоточиться на делах;
• избавит мозг от необходимости держать план в голове. 
• вычеркивая из списка сделанное, будет ощущение того, что день проходит не зря;
• расстановка приоритетов.

Главное не планировать вначале слишком много. Начать с 2-3 ключевых задач и добиться их выполнения. Когда привычка сформируется, количество задач можно увеличивать.

Борьба с прокрастинацией

Если жить по принципу «никогда не делай сегодня то, что можно сделать завтра», то вряд ли сможешь всё успевать. Раньше и мне случалось прокрастинировать, и я мучилась угрызениями совести, пока не узнала, что таким способом мой организм стремился по максимуму сохранить энергию.

Это одна из основных задач человеческого организма, с которой он научился справляться за миллионы лет эволюции. Конечно, если работа над очередным проектом никак не начинается, очень удобно обвинить в этом эволюцию. Но лучше найти способы этому противостоять.

С практикой распределения дел на «важные – не важные» можно научиться выработать в себе привычку сделать сегодня то, что можно отложить на завтра. Если я что-то откладываю, то делаю это осознанно, потому что важное делается «здесь  и сейчас».

Как только появляется важная задача, которую невозможно отложить и она имеет строгие временные рамки, вношу её в список дел на сегодня, и решаю при первой возможности. Жизнь меняется к лучшему, если делать всё сразу, чтобы потом не пришлось выполнять сразу массу подобных задач.

А ещё одна фишка в том, чтобы наиболее неприятные, тяжёлые или просто сложные задачи делать прямо с утра.

Ведь наши силы не безграничны. Гораздо удобнее «отстреляться» до обеда, чтобы к вечеру, когда энергия и боевой настрой снизится, осталось доделать более лёгкие дела.

Иначе, есть риск эти вопросы не закрыть вообще, и тогда придётся их отложить на завтра, когда может вновь появиться соблазн начать с чего-то полегче, и снова тот же круговорот. Поэтому так важно ввести это в привычку.

Делу время – потехе час

Однажды я решила записать по минутам, сколько времени поглощают ненужные дела –ТВ, соцсети, сериалы. Как же я удивилась, какое огромное количество драгоценных минут от жизни отнимают эти «пожиратели» времени. Я поняла, что пришло время избавиться от этого.

Я живой человек и, также как у многих, у меня случается «нецелесообразное» проведение времени: могу залипнуть на сериал или встретиться с подругами. Но, есть два «но». Кино я смотрю по вечерам в качестве «релакса», но только после того, как проверю, весь ли список важных дел на день выполнен. А встречи с подружками всегда запланированы, спонтанных выходов в свет у меня не бывает. Когда это вошло в привычку, я почувствовала, что стало гораздо проще всё успевать.

Совмещение приятного с полезным

Иногда становится так жаль, что в сутках не 25 часов. Однако можно использовать с пользой, например, время в поездке. Предпочитаю ездить на такси, нежели за рулем, чтобы в пути была возможность поработать: сделать пометки в дневнике, наметить план работы, набросать пост или просмотреть работы художников. Во время дальних путешествий я «отключаюсь от мира» за прослушиванием аудиокниги. 

Поддерживать продуктивность

 Мне приходится выполнять много социальных ролей одновременно: руководителя мастерской и Галереи современной иконы «Создавая наследие», мамы двух детей и жены. Для успевания «по всем фронтам» надо быть всё время в ресурсе.

Как ни удивительно, качественный отдых считаю важным шагом к тому, чтобы всё успевать. Если всё время работать в бешеном темпе, то в одни прекрасный момент энергия угаснет.

У каждого свои способы её восполнения, важно научиться распределять свои силы так, чтобы всегда было время на отдых. Я никогда не планирую много дел на выходные – нужен хотя бы один день для полноценного отдыха. Монитор компьютера или экран телевизора – не лучшие помощники в этом деле. Я предпочитаю выбираться на природу, хорошо высыпаться не менее 8 часов и посвящать время культурному досугу. Тем более, что мне по статусу положено тренировать «насмотренность», а значит, посещать галереи искусств и музеи.

Найти любимое дело

Занявшись интересным и прибыльным делом, у вас не будет больше апатии и лени. Наверняка вы замечали, что когда нет интереса в жизни, мы становимся вялыми. Когда работа в галерее стала для меня делом всей жизни, когда я стала осознавать, что мне нравится то, что я делаю и вижу результат,  то стала работать с удвоенной силой.

Приверженность своему делу позволяет мне избегать «выгорания». А ещё путешествия, где я наполняюсь жизненной энергией и новыми впечатлениями для дальнейших свершений.