Матрицы расстановки приоритетов. Поиск своего баланса

Для многих топ-менеджеров одна из самых сложных задач – балансирование между очень разными сферами: продажи, финансовый блок, юридический. Баланс необходим и  между разными сторонами личной жизни – работа, семья, физическая активность и спорт.

Существует несколько техник приоритизации, чтобы справиться с потоком задач, который поступает к нам ежедневно. 

• Упорядочивание бизнес-задач по степени срочности/важности

На помощь вам придет матрица приоритетов Эйзенхауэра, которая подразделяет задачи по степени важности и срочности.

Для менеджера, который отвечает за продажи, важными будут задачи, которые генерируют вклад в выручку, дают быструю возможность получить продажи здесь и сейчас. Менеджеру по работе с клиентами приоритетным является удержание клиента, все задачи будут идти от этой цели. 

В этой связи комплексный подход можно увидеть в других двух техниках приоритизации:

1) ABCDE – срочные; важные; зависимые; зависимые, но менее важные; можно исключить. 

2) MoSCoW – must — необходимо; should – нужно сделать;  could — желательно; would — хотелось бы сделать, но можно проигнорировать. 

Они помогают выстроить карту зависимости. Например, задача разработки и обновления новой платформы может казаться не слишком важной для отдела продаж, но для топ-менеджера существенное изменение роста выручки возможно только после разработки платформы, таким образом, задача переходит в категорию важные.

Другим примером может быть запуск новой рекламной кампании: срочная, важная, приоритетная задача, но не требующая сложных бизнес-процессов, поэтому отнесем ее к классу А — срочные.

Нужно взвесить сумму факторов, чтобы расставить приоритеты, не только срочность и важность, а также понять, каков будет результат — долгосрочный или краткосрочный, и насколько проста задача в исполнении.

• Взаимозависимость задач

Эту технику используют в разработке технологий, новых технических решений. Здесь вам потребуется Agile-доска, она позволяет увидеть, какие решения можно сделать сейчас, быстро и с минимальными затратами ресурсов (они получают высокий приоритет), далее сложные и зависимые, но оказывающие существенный вклад в бизнес результат, затем приоритет складывается из суммы факторов: срочность, важность, зависимость, простота реализации.

• Колесо баланса

Третья группа техник расстановки приоритетов относится не к бизнесу топ-менеджера, а в первую очередь к наведению порядка в личных приоритетах, они позволят найти баланс между работой, семьей и саморазвитием. 

Одна из самых распространенных техник – колесо баланса, в котором выделают 8 ключевых сфер (некоторые коучи выделяют 12 основных сфер жизни): физическая активность и спорт, деньги, бизнес и карьера, саморазвитие, яркость жизни, семья и любимые, друзья и социальные контакты, духовное развитие.

Техника «колесо баланса» показывает, какая из сфер жизни сейчас находится в фазе слишком большой перегрузки, а какая, напротив, проседает. 

Одним из самых частых профилей карьеристов становится своя работа, бизнес (10 баллов), при этом физическая активность, спорт, красота, здоровье могут значительно проседать (3 балла).

Таким образом, можно увидеть, чему стоит уделить первостепенное внимание, как обратно встроить в свое расписание практики саморазвития, поддержания социальных контактов.

Современные коучи признают, что все 8 секторов или все 12 не могут быть постоянно в балансе, безусловно, будет доминировать одна или другая сторона, но поддержание равновесия необходимо.

Отсутствие физической  активности приведет к сильным проблемам по здоровью, длительные перегрузки не позволят достигать больших целей по карьере. Колесо можно адаптировать под себя: одну из сфер разбейте на подзадачи и сфокусируйтесь на том, какой статус есть на данный момент, куда хочется попасть.

Кроме колеса баланса, вы можете использовать «колесо жизненных ролей». Если человек и дома, и на работе постоянно в «родительской роли», скорее всего, он страдает от дефицита дружеских связей. 

Нам важно переключаться из одной роли в другую, даже если мы достигли того, о чем мечтали, высока вероятность, что в какой-то момент нам снова нужно будет войти в роль ученика.

Практическим результатом анализа с помощью данных техник, будут конкретные изменения в каждой сфере жизни и пошаговый план вашего развития.

Например, вы выяснили, что карьера сейчас занимает 90% времени, а хотелось бы развивать дружеские отношения и социальные связи.

Ваш план может выглядеть следующим образом:
1) встречи для саморазвития после работы (количество в неделю), 2) общение с друзьями и совместный подход на футбол (количество в месяц). План должен быть выполнимым и реалистичным.

Синдром выматывающей занятости

Одна из ваших важнейших задач – понять, насколько необходимо лично вам и всему обществу, то, что вы сейчас делаете. Спросите себя: зачем я сейчас это делаю? На какие существенные факторы моей жизни это повлияет? Как это поможет моим долгосрочным целям? 

Многие топ-менеджеры так привыкли быть 24/7 на связи, что даже если нет в этом  необходимости, они не могут не работать. В каждом случае, будет своя причина такого поведения, с которой нужно разобраться.

Далее рекомендации будут схожего характера – научиться брать паузу: 2-3 часа совсем не проверять рабочую почту/ чаты, 1 день провести без интернета, выбирать разные активности (спорт/ работа, задачи по дому /работа) и стараться полноценно отдыхать.

Вы будете гораздо эффективнее, если сможете натренировать расслабление, глубокое погружение в себя.

Мария Корсунская, бизнес-тренер, коуч