Планирование задач в смартфоне помогает фокусироваться на главном

Простая система планирования целей и задач на каждый день

Одной из главных проблем в достижении целей в XXI веке стало то, что мы разучились фокусироваться. Звонки, сообщения, оповещения — все, что нескончаемым потоком поступает из смартфона, создает колоссальный информационный шум и мешает сосредоточиться на главном. 

Как следствие, во всех бедах принято винить смартфоны. Но именно мы своим решением можем превратить смартфон из врага продуктивности в союзника.

Если задача — просто меньше отвлекаться, режим фокусирования вам в помощь. Проверено на себе — это действительно работает. Но как организатор пространства я считаю, что этого недостаточно: каждая вещь в нашем поле должна максимально реализовывать заложенный в нее функционал. Если нет — такая вещь просто не нужна.

Готовы избавиться от любимого смартфона? Если нет, давайте попробуем превратить его в союзника, который не только не отвлекает, но и помогает фокусироваться на достижении целей.

Поделюсь собственной методикой планирования, которая помогает мне 24/7 решать любые задачи — от элементарных бытовых до крупных рабочих проектов, например работы над книгой.

Как использовать смартфон для планирования задач

Как организатор пространства, я предлагаю сначала систематизировать все задачи, то есть разделить их на категории. Вот как это вижу я.

Я не делю задачи на рабочие и личные. Считаю, что все они одинаково важны, а единственное место, где они всегда будут у меня под рукой и в удобном доступе (еще один принцип организации пространства), — это смартфон. Поэтому я разделяю задачи по типам в зависимости от того, где именно буду их создавать, хранить, искать и контролировать выполнение.

Виды задач:

• привязанные ко времени;
• регулярно повторяющиеся;
• разовые;
• планы и цели.

Напоминания для повторяющихся задач

Это встречи, мероприятия, визиты к врачам, родительские собрания, выезды к клиентам и любые другие задачи с конкретной датой и временем.

Для них я использую календарь. Это самый простой и эффективный инструмент, чтобы точно знать, когда и где нужно находиться в определенный момент времени.

Календарь позволяет не только зафиксировать дату и время события, но и добавить геопозицию, время в пути, одно или несколько уведомлений, вложения и любые заметки, связанные с событием.

Как человек, который большую часть жизни записывал все это от руки в ежедневник, а потом благополучно забывал его на рабочем столе, могу авторитетно заявить — это очень удобно. Вы точно не пропустите что-то важное и не создадите накладок в расписании, если начнете пользоваться календарем в смартфоне.

Регулярно повторяющиеся задачи

Сдача отчетов, оплата налогов, замена зубных щеток, курсы витаминов, поздравления с днем рождения — любые задачи, которые повторяются циклично.

Например, отчеты мы сдаем каждый квартал, зубные щетки меняем раз в 2–3 месяца, витамины принимаем дважды в год. Все это удобно отслеживать с помощью напоминаний.

Достаточно один раз продумать систему, составить список таких задач, настроить периодичность напоминаний — и жизнь станет значительно проще. Появилось что-то новое: регулярные созвоны, новые отчеты или постоянный прием препаратов — просто создайте напоминание и настройте повтор.

Лайфхак: если задача требует предварительных действий (например, прежде чем сдать отчет, его нужно подготовить, а перед курсом витаминов — купить их), создайте отдельное напоминание и для этого этапа.

Разовые задачи

Так я называю небольшие задачи, не требующие серьезного вовлечения. Они возникают фоном и требуют минимальных действий, но в конкретное время и в конкретном месте.

Например, взять из дома книгу, которую коллега попросила почитать. Чтобы не держать это в голове и не забыть вечером, я использую напоминания. Устанавливаю нужную дату и время — и спокойно забываю о задаче до нужного момента.

В итоге приходит уведомление, я беру книгу, коллега довольна, а у меня в голове нет лишнего информационного шума.

Планы и цели

Хотя эти виды задач объединены в одном пункте, важно различать их.

Цель — это результат, который вы хотите получить к определенному сроку: издать книгу, накопить конкретную сумму, поехать в путешествие, достичь определенного веса.

Цель должна быть конкретной и измеримой. Не просто «издать книгу», а понять:

• какую именно книгу;
• в каком формате;
• через издательство или самостоятельно;
• будет ли аудиоверсия;
• какой планируется тираж.

Чем конкретнее цель, тем проще строить планы.

Планы — это маленькие шаги, которые помогают двигаться к цели. Например, для книги нужно определить тему, собрать материалы, продумать структуру, а затем регулярно писать определенное количество страниц или знаков.

И цели, и планы я записываю в заметках в формате списка с галочками. Это необязательно, но невероятно приятно. Самые важные заметки — с годовыми целями и недельными планами — закрепляю вверху списка для быстрого доступа.

Цели на год

Цели я ставлю раз в год — в январе. Специально выделяю для этого время и прописываю, чего хочу достичь в разных сферах жизни.

На 2026 год у меня получились такие сферы:

• личное;
• отношения;
• путешествия;
• здоровье;
• работа;
• саморазвитие;
• публичность и проявленность;
• дом;
• блог.

Для каждой сферы определяю 3–4 цели. Здесь важно не пытаться объять необъятное. Лучше меньше целей, но действительно важных именно сейчас.

Считаю, что год — оптимальный срок для постановки целей. При этом понимание того, куда они должны привести, может быть гораздо более долгосрочным.

Внутри года некоторые цели превращаются в рутину (например, спорт или чтение), а другие требуют отдельного периода активной работы — например ремонт или наведение порядка в гардеробной.

Например, в сфере здоровья я прописала:

• желаемый вес на четыре контрольные даты;
• количество тренировок;
• список врачей, которых нужно посетить.

Тренировки — это моя постоянная рутина. Моя цель — заниматься пять раз в неделю. Раньше я не понимала, зачем фиксировать это письменно, если и так тренируюсь. Но потом решила провести эксперимент.

Пять тренировок в неделю × 52 недели = 260 тренировок в год.

Весь 2025 год я фиксировала результаты прямо в заметке в формате «Х/260». В итоге получилось 236/260 — примерно 4,5 тренировки в неделю. Тоже хороший результат, хотя до цели я немного не дотянула.

Визиты к врачам — уже разовые задачи. Иногда сам факт того, что они записаны в списке целей, мотивирует наконец запланировать визит.

Чем точнее сформулированы цели, тем проще потом оценивать результат.

Еще одно преимущество заметок — возможность быстро посмотреть статистику за прошлые периоды, оценить прогресс и увидеть, как продвигаются цели в течение года. А если какая-то цель совсем не движется, можно либо пересмотреть подход, либо честно признать, что она вам больше не нужна.

Почему недельное планирование эффективнее

Я — сторонник недельного планирования. Никаких ежедневных, ежемесячных или ежеквартальных списков дел — только планы на неделю.

Почему? Потому что моя жизнь очень вариативна. Я работаю в найме, и будни у меня структурированы: с понедельника по пятницу с 9 до 17 я работаю в офисе. Но при этом много путешествую, учусь, посещаю мероприятия и веду активную жизнь.

Каждая неделя отличается от предыдущей, поэтому мне важно планировать с учетом текущей загрузки и уже занятых слотов в календаре: поездок, встреч, работы с клиентами, визитов к специалистам, времени с семьей.

Свободного времени остается не так много, и хочется использовать его максимально эффективно. Здесь и помогает заметка с недельным планом.

Есть вечером пара свободных часов? Можно заняться подбором органайзеров для клиента. Есть только 20 минут перед занятием по бачате? Успеваю забрать заказ.

Я просто открываю заметку и вижу, на чем стоит сфокусироваться в ближайшее время.

Такая система помогает и с рутинными задачами, и с мотивацией. Например, каждую неделю я заранее планирую тренировки: силовые, кардио, йогу, бассейн — с учетом остальных дел и самочувствия.

Преимущества системы

Главные плюсы этой системы планирования:

1. Она простая и доступна каждому, у кого есть смартфон.
2. Планирование не занимает много времени.
3. К системе можно возвращаться в любой момент и из любого места.
4. Она гибкая: позволяет быстро перестраивать планы, переносить задачи и эффективно использовать свободные временные окна.
5. Помогает анализировать, почему некоторые задачи постоянно откладываются.

Благодаря этой системе я совмещаю работу в найме с организацией пространства, постоянно учусь новому, читаю, занимаюсь спортом, путешествую, веду блог и при этом успела издать книгу о порядке в доме.

Так что система действительно работает — стоит только попробовать.

Анна Лукашевич

профессиональный организатор пространства, автор книги “Порядок в доме”.