Четыре секрета тайм-менеджмента

Нет, я не буду рассказывать про идеальную систему тайм-менеджмента. Я не жадная: её просто не существует.

У всех нас разные потребности и цели, поэтому набор инструментов у всех тоже разный. Но есть общие принципы. Если соблюдать их, можно выстроить свою личную идеальную систему.

Фильтрация

Главная проблема, которую решает управление временем — это ограниченность этого самого времени.

Из 24 часов в сутках треть уходит на сон, ещё несколько часов — на рутину вроде поесть, прибраться, почистить зубы. Добавим к этому время на дорогу на работу, немного спорта, отдых и общения, и на саму работу останется не так-то много.

Об этом стоит вспоминать, когда решаешь, браться ли за очередную задачу. Да, день — это 24 часа. Но свободны из них всего два.

Значит, надо отфильтровать задачи с самого начала. Зачастую важнее определить, от чего отказаться, а не что делать.

Во-первых, говорите «нет». Даже если неловко. Даже если кажется, что без вас никак. Лучше отказать на старте, чем потом страдать, задерживать дедлайны, потому что не успевается, и вообще начать ненавидеть человека, который эту задачу на вас повесил.

Если же дело интересное и соответствует вашим целям, оставьте его на будущее. Будет всё ещё актуально через некоторое время — приступайте.

Во-вторых, объясняйте, насколько вы готовы вкладываться в работу и как быстро будете продвигаться. А то вдруг от вас ждут результата вот прямо завтра, а вы рассчитываете на размеренную работу в течение месяца.

И вообще, обо всём договаривайтесь на берегу. Не соглашайтесь, пока не узнаете всех деталей. Какой объём работы? Какие нужны ресурсы? Какие сроки и насколько они жёсткие? Участвует ли кто-то ещё? Какая поддержка доступна и т. д.

И да — с личными делами точно так же. Если бабушка просит выкопать картошку, узнайте хотя бы, сколько соток она засадила в этом году.

Приоритеты

Тут подходов много, взять ту же матрицу Эйзенхауэра. Это классический способ, когда все задачи разделяются на 4 категории по срочности и важности.

Но с нашими завалами задачи частенько попадают в «срочное и важное», «несрочное и неважное» вообще не встречается — как же, всё ведь надо выполнить, раз взялся. А идеальная категория «несрочное и важное» практически пустует.

Поэтому я предлагаю использовать матрицу «ресурс-результат«. Принцип такой:

1. Сначала — дела, которые дают наибольший результат при минимуме затрат. Написать план дня, оплатить заказ и договориться с клиентом о встрече, например.
2. Теперь — серьёзные дела. Когда и результат значимый, и ресурса надо потратить много. Сюда обычно попадает обучение, рабочие проекты, крупные задачи. Их, кстати, можно разделять на этапы, сортировать и выполнять по частям.
3. Следом идут простые задачи, от которых при этом мало эффекта. Поменять цветовую схему в презентации — отсюда. Этим можно заниматься, когда силы уже покидают, но чем-то хочется заняться. Или можно подумать хорошенько и не делать их вообще.
4. Последняя категория — много ресурса, мало результата. Казалось бы, кто в здравом уме будет таким заниматься. Но признайтесь себе: как часто оказывается, что вкалываешь, а эффекта ноль? Вот это оно. Тут главное обнаружить и перестать этим заниматься.

Постоянство

Ок, у вас есть система планирования. Цели в ежедневнике расписаны по шагам, to-do листы готовы на каждый день, приоритеты расставлены. Но секрет не в самой системе, а в том, чтобы ей следовать. Планирование — не магия, а инструмент, который облегчает работу, но не отменяет необходимость всё-таки что-то делать.

Следите за тем, чтобы своей системы придерживаться — постепенно это сложится в привычку. С другой стороны, стоит регулярно проводить учёт: что работает, что лишнее, а что можно бы попробовать. Так вы сможете подстроить систему под текущую ситуацию.

Организуйте не только задачи, но и другую информацию. Как часто интересная мысль пропадает просто потому, что листочек, где она записана на скорую руку, безнадёжно потерялся?

Все идеи, заметки, замечания и прочее можно и нужно систематизировать. Notion, Evernote, Obsidian и прочие друзья вам в помощь.

Стратегия

Разберитесь, когда точить пилу, а когда — собственно пилить. «Заточкой» ваших инструментов занимается «менеджер». Он находит нестандартные решения, распределяет время, планирует действия. Он внимателен, но при этом работает быстро. Те самые 20 минут планирования дня за завтраком — работа менеджера.

А потом можно подключать «рабочего». Он делает основную работу. Не спешит, следит за деталями, концентрируется на задаче по нескольку часов. В идеале — находит состояние потока и избегает отвлечений. В это время надо постараться отделить себя от внешнего мира и отключить все уведомления.

Если же начинать работу без предварительной подготовки, очень вероятно, что вы будете скакать от задачи к задачи, выбирать неподходящие инструменты и тревожиться от осознания того, что дел — куча, а времени не хватает.

Так что побудьте собственным менеджером и заточите наконец-то пилу. Это время окупится с лихвой, не сомневайтесь.

Татьяна Смирнова

нейробиолог, основатель школы тайм-менеджмента “ХРОНОЛОГИЯ”.