Как правильно спланировать график отпусков в команде

145

Как правильно спланировать график отпусков в команде

Многие руководители сталкиваются со снижением эффективности команды, когда сотрудники возвращаются из отпусков.   

Отпуск не всегда становится периодом эмоциональной и энергетической перезагрузки, а порой наоборот — превращается в проблему для коллектива и его эффективности, так называемого «отпускного синдрома». 

Как правильно спланировать отпуска своей команды, чтобы это не стало мучительным испытанием.

Не отпускайте сотрудника в незаслуженный или незапланированный отпуск

К сожалению, владельцы бизнеса и руководители не видят истинные причины проблем, которые возникают из-за отпусков. 

Вопросы, которые поступают из этой области, порой поражают своей уникальностью:

  • Руководитель ушел в отпуск в разгар сезона, и бизнес провалился.
  • Сотрудник уходил в отпуск, чтобы отдохнуть, а вернулся в расстроенных чувствах и с болезнью.
  • Все хотят уйти в отпуск летом — что делать?
  • Кто должен выполнять обязанности отсутствующего сотрудника?
  • Откуда взять деньги на выплату отпускных?
  • Сотрудник уговорил отпустить его в отпуск, а после возвращения написал заявление об увольнении.

И главная причина всех этих ситуаций – это незапланированный отпуск сотрудника. Именно поэтому никогда нельзя отпускать сотрудника в незаслуженный или незапланированный отпуск! Это не принесет пользы ни ему, ни компании. 

Многие могут считать это правило слишком строгим. Однако мой 20-летний опыт научил меня, что не стоит игнорировать этот принцип, иначе проблема, которую вы пытаетесь решить, может перерасти в каскад новых трудностей.

Внедряйте и следуйте правилам подготовки к сезону отпусков 

Существуют ключевые правила, которые помогут избежать проблем с отпусками в вашей компании. Эти правила не следует внедрять сразу и без подготовки. 

Следуйте принципу градиента (от простого к сложному) и правилу разумности (если сейчас сезон, сосредоточьтесь на продажах и производстве; системно разобраться с отпусками можно позже). 

  1. График отпусков должен составляться в ноябре на следующий год. Он должен быть утвержден приказом.   
  2. График отпусков всегда составляет руководитель подразделения, а не менеджер по персоналу. Руководитель согласовывает даты со своими сотрудниками, продумывает, как избежать просадки по персоналу в сезон, и договаривается с ними самостоятельно. Это часть его работы. 
  3. Менеджер по персоналу проверяет графики от руководителей. Он следит за тем, чтобы два руководителя из одной вертикали никогда не уходили в отпуск одновременно. Также он назначает заместителей на период отсутствия других руководителей. Один человек не может замещать двоих, особенно в сезон. 
  4. В пик сезона (часто это август) все сотрудники и руководители должны быть на постах! Это позволит компании не потерять доход в самый «жирный месяц», когда кто-то хочет погреться на солнышке. И это должно быть правилом в компании, которое известно и с которым согласился каждый сотрудник 
  5. Руководитель компании еще раз оценивает график с учетом стратегических задач на следующий год, а не только сезонных. Например, переход на новую бухгалтерскую программу не может происходить без главного бухгалтера, поэтому он должен быть на работе в этот период.

Отправляйте сотрудника только в запланированный отпуск и с условием завершения всех основных рабочих задач  

Когда все согласовано, главный руководитель утверждает график отпусков приказом и передает его менеджеру по персоналу для исполнения. 

Менеджер по персоналу обязан его исполнять. За две недели он уведомляет каждого о предстоящем отпуске, и никаких переносов лучше не допускать. Сотрудник должен завершить все начатые дела, назначить заместителя и отгулять свой отпуск. Почему это так важно — попробуйте предположить сами. 

Поверьте моему опыту: если сотрудник уходит в плановый отпуск, завершив основные циклы на своем посту и оставив вместо себя заместителя, то в 99% случаев он вернется полным сил и готовым к новым свершениям! 

Поймите истинную причину незапланированных отпусков  

Часто происходит следующее: в самый неподходящий момент к руководителю с заявлением на отпуск подходит самый нужный сотрудник. Он может выглядеть перегруженным или уставшим, говорить, что уже много лет работает без отпуска, и умолять отпустить его, чтобы перезагрузиться и набраться сил. 

Редкий руководитель способен отказать такому сотруднику, размышляя о том, что, возможно, он действительно перетрудился и, отдохнув, вернется с новой энергией и энтузиазмом. 

Однако вы должны понять одну простую вещь: если сотрудник приходит к вам с заявлением на отпуск с уставшим видом и прочими симптомами, то в 99% случаев это бегство от несделанной работы или допущенных ошибок, которая накопилась и висит над ним, как дамоклов меч. 

Он уже какое-то время назад мог совершить несколько ошибок, запутаться в поручениях, не завершить обещанное или не справиться с коллективом. Если вы подпишете его заявление, то в 99% случаев вас ожидает следом заявление на увольнение или, в крайнем случае, больничный лист. 

Окажите сотруднику необходимую помощь  

Часто в момент, когда сотрудник приносит заявление на незапланированный отпуск, он нуждается в вас, как в руководителе. 3 шага, которыми вы действительно сможете помочь своему сотруднику: 

  1. Осознать, что вы как руководитель не справились со своей работой и пропустили момент, когда подчиненный начал «вязнуть» в проблемах.   
  2. Если вы цените этого сотрудника как специалиста, выделите на него время и скажите примерно следующее: «Я вижу, что последнее время тебе нелегко справляться с работой. Давай составим список незавершенных дел, и за две недели я помогу тебе с ними справиться, чтобы ты мог поехать отдыхать с легкой душой». 
  3. Вам действительно нужно помочь, но не выполнять за него. Разберите, где были ошибки или непонимание, и протолкните до выполнения нужных задач. Сияющий взгляд победителя будет вам наградой. И тогда вы смело можете подписать заявление на отпуск. Хотя в 99% случаев необходимость в «срочном» отпуске улетучится.  

Таким образом, правильная организация отпусков не только улучшает атмосферу в команде, но и способствует повышению эффективности работы сотрудников. 

Помните: системный подход к отпускам — залог успешного бизнеса!

Евгения Галяева

 бизнес-практик по стратегическому развитию, созданию эффективных команд ТОП-менеджеров и увеличению прибыли компании. Основатель Galyaeva Gengroup. Автор трансформационной программы «Генеральная уборка бизнеса»

Комментарии закрыты.

На данном сайте используются файлы cookie, чтобы персонализировать контент. Продолжая использовать этот сайт, Вы соглашаетесь на использование наших файлов cookie Принять Подробнее