Как все успевать и не уставать — лайфхаки для личной эффективности

Ошибочно думать, что количество «загруженных» часов — это показатель того, что вы работаете продуктивно. Вы можете растянуть свою занятость на 12 часов и в итоге получить минимальный результат.

Вспомним простой КПД — это соотношение общей потраченной энергии и объем действий, которые принесли пользу. 

Если переложить эту формулу на офисного сотрудника, то может выйти такая картина: за 8 часовой рабочий день он выполнил задачи, которые в чистом виде заняли 3 часа. Эффективность — 37%. Как же так, ведь он целый день был занят?

Магия? Нет, просто много пустых действий, убивающих время. В моём календаре за сентябрь 2019 года отмечено 7 событий (2 из которых дни рождения) при этом я вёл 5 проектов одновременно и у меня не было команды из 16 человек. Я был постоянно занят, все это привело к выгоранию и апатии. 

Сегодня мой рабочий день расписан вплотную, я лично участвую в более 30 встречах ежемесячно на уровне первых лиц компаний, контролирую и обсуждаю работу с командой в 16 человек, провожу обучения и учусь сам, помогаю решить ежедневные рабочие вопросы и работаю над развитием собственного бизнеса. Поэтому сегодня делюсь с вами, как мне удаётся быть эффективным.

5 советов, которые позволят быстро и концентрированно решать рабочие дела и всегда находить время на восстановление сил:

— Разбивайте большие цели на подзадачи

Самое сложное — это начать действовать.

Во-первых, изначально разбирайте тяжеловесные задачи на маленькие шаги, по которым легче будет идти. 

Например, для подготовки презентации для клиента сначала делаю план и выделяю задачи, потом нахожу пути решения, после оформляю. 

Объединяйте в группы похожие задачки, которые не утомительно решить за один раз. Не пытайтесь превратиться в осьминога и смешивать все в одну кучу — немного там, чуть-чуть здесь и в итоге до конца ничего все равно не доделано.

— Научитесь вовремя ставить себя на зарядку

По вечерам составляйте список задач в порядке дедлайнов на следующий день. Подумайте, как совместить их с отдыхом.

Рабочий день — это марафон, если в рывке выжимать из себя все силы до последней капли, основное время будешь еле волочить ноги. Мне пришлось на личном опыте убедится, что планировать отдых не менее важно, чем работу. Вспомните себя перед отпуском — его близость позволяет работать больше и лучше, ведь отдых скоро.

— Двигайтесь по 4 ступеням задач

Сделайте табличку приоритетов по важности и срочности.

• Важно/мало времени
• Неважно/мало времени
• Важно/много времени
• Неважно/много времени.

Так легче оценить свою загрузку и понять, какие дела можно перенести на другой день. Таким образом, вы избегаете дедлайнов м стресса из-за того, что что-то не успеваете, ведь сперва вы делаете, то что важно.

— Изолируйте свои мысли от лишних шумов

Организуйте себе комфортное рабочее место и договоритесь с коллегами или членами семьи о соблюдении ваших часов X, когда вы полностью погружаетесь в работу.

Фокус и энергия — ваш ресурс, от которого зависит оперативное решение всех задач.

Возможно именно поэтому многие не могут работать дома, та обстановка, что нас окружает настраивает нас на рабочий или НЕ рабочий лад. Подумайте над этим.

— Выгрузите часть информации из вашей головы в блокнот или электронный носитель.

Подстрахуйте себя, чтобы избежать лишних сюрпризов и прогоревших дедлайнов: сразу вносите новые задачи в ежедневник, в to-do лист, на стикеры — любой носитель, который вы точно не пропустите. Этот я проповедую и среди своих сотрудников, поэтому они пользуются доской Канбан в Битрикс24. По опыту — про необходимость выполнить задачу не забудешь и просрочек стало значительно меньше.

Простые методы — огромная польза.

Работа без трюков для концентрации может превратиться в бесконечный бег на месте и нервное утомление.

Иван Бажал, генеральный директор Bazhal Group